Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как организовать электронный документооборот внутри организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Любой компании важно вести работу с документацией грамотно и, желательно, оперативно, что затруднительно при бумажном формате взаимодействия. Особенно остро этот вопрос встает в процессе обмена документами с контрагентами, когда малейшая ошибка может повлечь негативные последствия.
Этапы внедрения электронного документооборота
Введение электронного документооборота в организации происходит поэтапно — по очереди переводят на электронный документооборот либо разные отделы, либо разные категории документов. План внедрения СЭД отдельной компании может отличаться от проекта другого предприятия. Однако в целом опыт внедрения электронного документооборота в организациях имеет для всех один общий сценарий.
Чаще всего он включает в себя следующие этапы:
- Определение целей и задач
- Анализ системы делопроизводства
Построение более эффективной системы документооборота, сокращение расходов, разгрузка отделов и так далее.
На этом этапе оценивают:
- какие документы находятся в обороте компании сейчас;
- какие регламенты делопроизводства приняла организация;
- по каким маршрутам двигается документация;
- порядки создания, согласования и подписания договоров;
- правила регистрации входящих и исходящих документов;
- порядок архивирования и уничтожения документов;
- соответствие принятого порядка делопроизводства требованиям законов РФ.
На основе этого определяют требования для будущего ЭДО.
Каким подразделениям компании может понадобиться внутренний ЭДО.
Внутренний электронный документооборот может охватывать как все движение внутренней документации, так и отдельных ее подразделений.
7 основных видов внутренней документации компании:
- Управленческий ЭДО — ведение организационных и распорядительных документов.
- Кадровый ЭДО — ведение трудовых книжек, кадрового учета, поручений, приказов и др.
- Коммерческий ЭДО — оформление и ведения счетов, технической документации, спецификации и др.
- Производственный ЭДО — ведение документов, определяющих организацию производственных процессов компании.
- Финансовый ЭДО — ведение финансовой отчетности.
- Складской ЭДО — ведение инвентаризации, актов о приемке материалов и др.
- Архивный ЭДО — систематизация и упорядочение документов организации.
Почему внутренний ЭДО – это выгодно:
- Скорость принятия решений. Оперативность взаимодействия между сотрудниками внутри компании определяет эффективность ее работы. Если процесс принятия решений и подписания документов автоматизировать – выиграют все.
- Исключение ошибок. При использовании бумажного документооборота сотрудники могут сделать опечатку, вписать не ту цифру или перепутать даты. Ошибки в документах могут дорого обойтись компании. Внутренний ЭДО сводит такую вероятность к минимуму.
- Контроль. Система ЭДО позволяет отслеживать отправку и получение электронного документа. Вся история взаимодействия с ним сохраняется, ее всегда можно «поднять» и просмотреть.
- Экономия денег. С использованием внутреннего ЭДО вы экономите средства на бумаге и принтерной краске.
Возможности ELMA365 ECM по работе с Операторами ЭДО
Взаимная интеграция с использованием коннектора сокращает временные затраты сотрудников на переключение между системами, чтобы посмотреть состояние документа во внешнем провайдере. Каждый сотрудник, наделенный правом доступа, может отправлять и получать оригиналы документов, обеспечивать юридическую значимость благодаря использованию электронной подписи и преднастроенным параметрам провайдера ЭП, видеть актуальные статусы и актуальное состояние отправленного документа в интерфейсе ECM-системы.
Поскольку отправка документов Оператору ЭДО осуществляется напрямую из ELMA365 ECM, исключается необходимость хранить в Диадоке или СФЕРА Курьер большое количество учетных записей. Достаточно 1-2 сотрудников, у которых будут права для работы с сервисом.
Какие бизнес-процессы можно автоматизировать с помощью коннектора ELMA365 ECM c Операторами ЭДО
Наиболее популярные кейсы автоматизации — работа с входящими и исходящими договорами и сопутствующими документами (счетами, актами и т.д.).
Подключение модуля-коннектора для работы с исходящими договорами позволяет минимизировать все ручные операции по формированию, отправке, отслеживанию статуса и переносу документов из корпоративной ECM-системы в учетную запись Оператора ЭДО и обратно.
В интерфейсе ELMA365 ECM сотрудник создает договор, подписывает электронной подписью и передает Оператору ЭДО. Контрагент видит документ в своем личном кабинете как Договор от имени организации, которая подключена к модулю, может подписать его или отказать, соответственно. Результат подписи поступает в ELMA в виде оповещения, а также обрабатывается внутри процесса. Если результат положительный, то продажа считается завершенной, после чего процесс обработки заказа и поставки запускается автоматически.
Процесс обработки входящих договоров также построен на принципе минимизации двойной ручной работы. Контрагент направляет договор через Оператора ЭДО. ELMA365 ECM получает документ, после чего внутри системы автоматически создается новый элемент приложения Входящий договор. В рамках исполнения процесса происходит регистрация, согласование и подписание документа. В личный кабинет контрагента в Операторе ЭДО приходит оповещение об изменении статуса в связи с подписанием или отказом в подписании.
Процессы — это хороший инструмент для непрерывной работы с документацией, особенно если ее нужно генерировать по шаблону, настраивать сложные маршруты согласования или связывать между собой работу в других разделах системы. Однако работа с модулем интеграции может происходить и без них, в более упрощенном виде. Без дополнительной настройки процессов доступно выполнение основных операций из карточки документа и наблюдение за изменением статусов текущего документа в Операторе ЭДО.
Нормативная база для электронного документооборота
Важно, чтобы онлайн-документы составлялись в соответствии с нормами законодательства. Базовым нормативным актом в этой области является закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации…». Пункт 4 ст. 11 закона № 149-ФЗ позволяет приравнять обмен электронными сообщениями к бумажному документообороту. Но и электронные документы должны быть заверены подписью. Порядок такого удостоверения определяется отдельным нормативным актом — законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Электронный документооборот бухгалтерских документов основан на положениях п. 5 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете».
Если же говорить об обмене данными внутри компании, то здесь все обычно гораздо проще. Электронная подпись, как правило, не требуется, а ответственным за информацию считается тот сотрудник, с корпоративного почтового ящика которого было отправлено письмо. Хотя в крупных компаниях могут и для внутреннего документооборота применяться более сложные схемы защиты данных.
Как быстро проверить качество работы с документами в вашей компании
Прежде чем переходить на новые форматы — полезно будет оценить, на каком уровне работа с документами находится в настоящее время.
Чтобы быстро понять, насколько у вас налажен «обычный» документооборот — проверьте своего бухгалтера. Запросите у него первичные документы за последний отчетный период, лучше всего — по проблемным контрагентам. Советуем лично удостовериться в наличии документов, а не полагаться на заверения, что все в порядке.
Дело в том, что бухгалтеры нередко откладывают рутинные операции с документами на потом. Однако при внезапной налоговой проверке инспекторы в первую очередь потребуют именно учетную документацию. Насколько быстро вы сможете найти необходимые документы?
Все документы наших клиентов мы храним в виде электронных копий, поэтому имеем возможность в любой момент предоставить любую необходимую информацию. А при проверке можем полностью взять на себя работу с налоговиками, включая участие в судебном процессе, если возникнет такая необходимость.
Что такое система электронного документооборота?
ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью.
Всю систему ЭДО можно условно разделить на два вида:
- обмен документами внутри компании;
- передача документов между разными компаниями через интернет.
Чтобы использовать ЭДО внутри фирмы, необходимо приобрести специальный программный пакет и сетевое оборудование для активации его работы. Для обмена документами со сторонними компаниями дополнительно потребуется оператор электронного документооборота. С его помощью будут передаваться нужные сведения и контролироваться их формат.
Перед тем как перейти на ЭДО, компании должны выбрать оператора ЭДО, опираясь на свои потребности. Вопрос выбора возникает в следующих случаях:
- Компания сотрудничает со многими контрагентами, которые требуют большое количество документов. Чаще всего с этим сталкиваются фирмы, занимающиеся логистикой.
- Сотрудникам регулярно приходится дублировать счета-фактуры, так как их оригиналы теряются.
- Документооборот непрозрачен для руководства.
- Компании тратят крупные суммы на обмен документами (приобретение печатей, затраты на отправку и получение, на хранение и утилизацию бумаг).
Со списком операторов ЭДО можно ознакомиться на сайте ФНС. Выбирая конкретного, нужно руководствоваться следующими критериями:
- возможности;
- надежность;
- функциональность;
- количество контрагентов;
- роуминг;
- опыт работы;
- качество обслуживания;
- стоимость продукта.
Сценарий № 2: «Комплексный подход и дальнейшее развитие»
Комплексный подход по развитию и внедрению электронного документооборота предназначен для компаний среднего и крупного бизнеса, у которых:
- большой объем документов для перевода на электронный документооборот (в основном более 10 000 документов год);
- есть определенный процесс согласования и подписания документов (утвержденные маршруты согласования);
- много ответственных исполнителей;
- есть необходимость интегрировать систему оператора ЭДО с учетными системами компании;
- есть необходимость перевода внутренних документов организации на электронный документооборот.
Всем, кто работает с бумажными документами и хочет перевести эти операции в цифровой формат. ЭДО особенно полезен крупным компаниям с широкой номенклатурой и большим количеством операций. Они ежедневно обрабатывают большой объём внешней и внутренней документации. ЭДО значительно упрощает этот процесс и экономит много времени. Кроме того, компания сэкономит на печати бумаг, отправке их по почте, канцелярии.
Последние шаги перед переходом на цифровой формат
Основные этапы пройдены — теперь бизнес может работать с документами электронно. Чтобы обмениваться файлами с контрагентами и партнёрами, нужно сообщить им о новом порядке и подключить к системе. Работать можно с одним или несколькими операторами.
Как хранить электронные документы?
Важно понимать, что оригиналом любого электронного документа является цифровой файл, подписанный электронной цифровой подписью, — именно он имеет юридическую силу. По запросу контролера его копия может быть распечатана на бумаге с отпечатком квалифицированной электронной подписи, однако постоянно распечатывать электронные документы не требуется.
Предпринимателям не стоит забывать об обязанности хранить электронные документы и обеспечивать их сохранность. Сроки хранения электронных документов отдельно законодательно не закреплены, однако общий порядок их хранения прописан в приказе Министерства культуры РФ от 31.03.2015 №526. Так, документ предписывает хранить электронные документы следующим образом.
Хранение электронного архива на физических носителях в двух экземплярах. Отдельные операторы ЭДО предоставляют услугу по созданию облачных хранилищ электронных документов на отдельном сервере с созданием резервной копии на другом. Два жестких диска, две флешки или два сервера — все зависит от бюджета компании.
Проверка сохранности файлов не реже чем раз в 5 лет. В течение этого срока файл документа не должен был поврежден, в ином случае его перезаписывают на новый носитель. Рекомендуемый формат для сохранения электронного документа — PDF/A (согласно п. 2.31 приказа Министерства культуры РФ от 31.03.2015).
Уничтожать электронный документ путем уничтожения физического носителя с данными. После этого обязательно издается акт об уничтожении.
Таким образом, электронный документооборот имеет явные преимущества в использовании и облегчает трудовые будни предпринимателей. Обойтись без бумажного документооборота совсем не получится, но со временем документов на бумаге будет становиться все меньше, и возможно будет создание юридически значимых электронных копий бумажных архивов, что позволит совсем уйти от бумажного документооборота.
Два способа перейти на ЭДО с контрагентами
1. Прямой документооборот через электронную почту
Если компания выбирает этот способ обмена, то ей необходимо самостоятельно заключить договоры с каждым партнером, актуализировать форматы документов в соответствии с требованиями ФНС, организовать техническую возможность и безопасность передачи данных
Основной минус прямого обмена — нельзя обмениваться электронными счетами-фактурам, так как они в обязательном порядке должны подписываться КЭП и передаваться через оператора ЭДО. По Налоговому кодексу РФ отправлять ЭСФ через электронную почту незаконно.
2. Документооборот через сервис обмена
Компании не придется самостоятельно подключать и настраивать взаимодействие с контрагентами, если она пользуется сервисами обмена. Провайдер фиксирует даты отправления и получения документов, проверяет подлинность КЭП и сохраняет юридическую силу при обмене. В случае споров оператор ЭДО может предоставить доказательства легитимности операций и выступить третьей независимой стороной в суде.
Сейчас мы находимся на стадии пилота.
Листы ознакомления в бумажном виде оснащены штрих-кодами, соответственно, мы снизили трудозатраты на их обработку и учёт в разы.
Все документы начиная с ноября 2021 года запускаются в системе на ознакомление именно в бумажном виде, то есть мы начали с бумажного ознакомления. Процесс выглядит так:
-
Документ загружается сотрудником отдела кадрового администрирования.
-
Подтверждается его же подписью в системе, что документ достоверен и равнозначен тому, который был подписан уполномоченным лицом.
-
Документ рассылается всем сотрудникам банка на ознакомление в выбранном режиме: либо в электронном, либо в бумажном. Мы пока рассылаем в бумажном, каждому сотруднику приходит лист ознакомления и ссылка на документ, с которым нужно ознакомиться.
-
А дальше мы всех планируем переключать поэтапно на электронное ознакомление.