Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевые листы директора в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 1 марта 2024 года все легковые автомобили директоров обязаны иметь путевые листы, соответствующие новым требованиям. Эти изменения вносятся с целью повышения прозрачности и контроля за использованием служебного автотранспорта.
Изменения путевых листов с 1 марта 2024 года
В новых путевых листах будут указываться следующие данные:
| Дата и время | Место начала поездки | Место окончания поездки | Пройденное расстояние, км | Цель поездки |
|---|---|---|---|---|
| 01.03.2024 09:00 | Офис | Клиент А | 15 | Встреча с клиентом |
| 01.03.2024 14:00 | Клиент А | Клиент B | 10 | Переговоры |
| 01.03.2024 17:00 | Клиент B | Дом | 25 | Возвращение домой |
Кроме того, путевой лист должен быть подписан директором и водителем автомобиля. Цель поездки должна быть четко указана и соответствовать официальным деловым задачам директора. В случае нарушения и отсутствия путевых листов или неправильного указания информации, могут применяться административные и дисциплинарные меры.
Введение новых требований позволит более эффективно контролировать использование служебного автотранспорта и предотвратить его незаконное использование. Это также способствует укреплению дисциплины и ответственности руководителей компаний.
Нужен ли оформление путевого листа для директора малого предприятия
Постоянные споры ведутся по поводу того, какие же компании должны соблюдать требования Минтранса – транспортные или же все организации, у которых есть автомобили. Мнение министерства однозначно. Его требования распространяются абсолютно на все юридические лица и индивидуальных предпринимателей, даже если автомобиль используется руководством только для управленческих нужд.
Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.13.
7.1. Да, поскольку собственник — юр лицо, а Вы — физ лицо, независимо от отношения к ООО. Как вариант — договор аренды, безвоздмездного пользования, но в данных ситуация встает вопрос о налогах. 8. Легковой автомобиль взят в лизинг на ООО я директор и единственный сотрудник на предприятии нужен ли мне путевой лист?
«…п. 2.3.1.7. Работодатель обязан выпускать на линию технически исправные АТС, что подтверждается подписями в путевом листе работника, ответственного за выпуск АТС на линию, и водителя…».А каким образом можно подтвердить, что автомобиль эксплуатируется для нужд организации?
Расскажем подробнее в нашей статье. Нужно ли выписывать путевой лист на директора Директор может использовать автомобиль компании как для служебных поездок, так и для личных дел. Путевой лист на такой транспорт необходимо оформлять в том случае, если компания оплачивает ГСМ для авто.
Бизнесменов штрафуют за поездки без путевых листов
Возможность ездить без путевки зависит от формы собственности на автомобиль, вид ТС и цели поездки. Согласно нормативам при управлении собственником грузового автотранспорта путевка требуется при осуществлении рейса в любых случаях, так как, за рулем находится водитель, оформленный в этом качестве. Перевозит индивидуальный предприниматель мебель для себя или по заказу — неважно. П.л. заполняют со всеми необходимыми реквизитами, включая осмотр медиком и контролером техсостояния авто.
Если водитель легкового такси одновременно является владельцем автомобиля. Совершать поездки для собственных нужд, без оформления путевки, можно. При этом необходимо:
- снять опознавательный фонарь с крыши;
- передвигаться только в общем потоке;
- не осуществлять посадки/высадки пассажиров;
- при случае, доказать инспектору ДПС (МАДИ), что пассажиров не перевозите, авто используется для себя.
Если автомобиль-такси арендован, использовать его для личных целей запрещено, если отсутствует специальное разрешение автовладельца. Только перевозка пассажиров и поездка в гараж. Путевой лист водителю нужно иметь всегда с собой. Без путевки может везти себя сам директор или сотрудник, т. е., без пассажиров, не оформленный в качестве водителя. Но если ведется учет ГСМ, то документ оформлять нужно все равно.
Руководитель лично управляет служебным автомобилем: обязательны ли путевые листы и предрейсовые медицинские осмотры
Тем не менее следует иметь в виду, что судебная практика чаще придерживается расширительного толкования положений указанных выше нормативных правовых актов. В частности, основываясь на положениях ч. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — Закон N 196-ФЗ), обязывающих всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые осуществляют любую деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, организовывать работу водителей в соответствии с требованиями, обеспечивающими безопасность дорожного движения, суды приходят к выводу о том, что нормы УАТ РФ и Обязательных реквизитов об обязательном оформлении путевого листа при перевозке пассажиров и грузов распространяются и на те организации, которые производят такие перевозки для собственных нужд (смотрите, например, определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529, решение Омского областного суда от 09.02.2022 по делу N 77-80/2022). В качестве дополнительного аргумента суды ссылаются и на то, что формулировка п. 2 Обязательных реквизитов не ограничивает круг лиц, обязанных оформлять путевые листы, только теми юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, которые осуществляют перевозки грузов и пассажиров в рамках оказания услуг по соответствующим договорам, а указывает, что Обязательные реквизиты должны применять все юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Таким образом, принимая во внимание вышеизложенное, организации рекомендуется оформлять и выдавать путевые листы в рассматриваемой ситуации.
Руководитель лично управляет служебным автомобилем: обязательны ли путевые листы и предрейсовые медицинские осмотры
Тем не менее следует иметь в виду, что судебная практика чаще придерживается расширительного толкования положений указанных выше нормативных правовых актов. В частности, основываясь на положениях ч. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — Закон N 196-ФЗ), обязывающих всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые осуществляют любую деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, организовывать работу водителей в соответствии с требованиями, обеспечивающими безопасность дорожного движения, суды приходят к выводу о том, что нормы УАТ РФ и Обязательных реквизитов об обязательном оформлении путевого листа при перевозке пассажиров и грузов распространяются и на те организации, которые производят такие перевозки для собственных нужд (смотрите, например, определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529, решение Омского областного суда от 09.02.2020 по делу N 77-80/2020). В качестве дополнительного аргумента суды ссылаются и на то, что формулировка п. 2 Обязательных реквизитов не ограничивает круг лиц, обязанных оформлять путевые листы, только теми юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, которые осуществляют перевозки грузов и пассажиров в рамках оказания услуг по соответствующим договорам, а указывает, что Обязательные реквизиты должны применять все юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Таким образом, принимая во внимание вышеизложенное, организации рекомендуется оформлять и выдавать путевые листы в рассматриваемой ситуации.
Санкции за неправильное заполнение путевых листов
В случае неправильного заполнения путевых листов могут быть применены различные санкции в отношении водителей и предприятий. Одним из негативных последствий может быть штрафное взыскание со стороны государственных органов и инспекций. Размер штрафа зависит от характера нарушения и местных правил.
В случае систематического неправильного заполнения путевых листов директору компании может быть приостановлена лицензия на осуществление транспортной деятельности, что может привести к значительным финансовым и репутационным потерям для предприятия.
Допускаются и другие виды санкций, такие как наложение взысканий сотрудникам компании, ответственным за заполнение путевых листов, вплоть до увольнения. В случае серьезных нарушений, подпадающих под действие уголовного законодательства, они могут быть привлечены к уголовной ответственности.
Для избежания санкций необходимо тщательно ознакомиться со всей необходимой информацией о заполнении путевых листов и соблюдать все требования, предъявляемые законодательством и внутренними правилами предприятия. Особое внимание следует уделить правильности записи данных о маршруте, сроке и цели поездки, а также точности и легкости чтения заполненной информации.
Штраф за отсутствие путевого листа для ип
Размер штрафа выписывается в соответствии со статьей, указанной сотрудником ГИБДД, когда составляется протокол по факту нарушения. Сумма его варьируется от 500 рублей до 100 тыс. — достаточно большие затраты для ИП или малых организаций. Дешевле и по закону стоит выписывать документы, а водителям проверять, что выдается на руки и правильно ли оформлено.
Таким образом, оштрафовать можно одновременно и водителя, и должностное лицо. Последний имеет право обжаловать действия инспектора, который оштрафовал его, если докажет вину водителя в сложившейся ситуации (например, путевой лист был утерян). Для этого он должен предъявить заполненный журнал выдачи путевых листов.
Обязательно необходимо фиксировать в книге учета выписанный по всем правилам путевой лист. Заверить запись должен предприниматель своей подписью и печатью. Только в этом случае можно рассчитать затраты на горючие материалы и зарплату водителя, если таковой имеется. В путевом листе также фиксируются:
Перед выездом водитель обязан пройти медицинское обследование. Для его проведения индивидуальный предприниматель должен иметь в штате предприятия (на постоянной или договорной основе) медицинского работника. Ответственный (которым и будет этот сотрудник) за выпуск автомобилей (транспортных средств) назначается соответствующим приказом. В документе ставится не только подпись медицинского работника, но и штамп.
Формы первичных сопровождающих документов на автомобиль определяются непосредственно руководителем предприятия. Их образцы утверждаются соответствующим распоряжением. Законом предусматриваются обязательные пункты (реквизиты), которые должны присутствовать в них. Индивидуальный предприниматель, во избежание получения штрафов, обязан следить за изменениями в форме этих документов.
Личный автомобиль в служебных целях
В действующем законодательстве не содержится отдельных положений о том, как регулируется использование личного автомобиля в служебных целях. Но возможность эта закреплена в ст. 188 ТК РФ. В настоящее время есть несколько способов, позволяющих списать бензин на личный автомобиль директора. К таковым относятся следующие:
- Компенсации. Использование автотранспорта в этом случае фиксируется в локальных актах. Также это может быть указано в трудовом договоре или коллективном соглашении. При этом процессуальные процедуры доводятся до минимума, и работодатель может гибко регулировать трудовой процесс. Однако выплата компенсации директору за использование личного автомобиля делает его менее защищенным.
- Аренда. Для понижения фактических расходов, а также оптимизации учета всех расходов может быть использована аренда. При этом компания, по сути, арендует транспортное средство без водителя, и работник уже ездит на служебной машине, то есть находящейся на балансе компании. В договоре может быть предусмотрена полная схема возмещения расходов на автомобиль. Но у этого способа есть и недостатки.
- Ссуда. При безвозмездной ссуде также возможно использовать личный автомобиль в служебных целях. В этом случае сотрудник не получает вознаграждение за предоставление ТС напрямую, но общая налоговая нагрузка, а также отчисления с аренды будут понижены. При этом автомобиль оформляется на баланс компании.
- Договор ГПХ. Иногда целесообразно заключать с водителем договор ГПХ на оказание услуг по перевозке товаров или пассажиров. Этот способ имеет целый ряд как преимуществ, так и недостатков.
Руководитель лично управляет служебным автомобилем: обязательны ли путевые листы и предрейсовые медицинские осмотры
Кроме этого, в случае управления транспортным средством, на котором установлен опознавательный знак «Инвалид», водитель обязан предъявлять сотрудникам полиции документ, подтверждающий факт установления инвалидности. Как видно в отношении обязательности наличия путевого листа в составе документов, предъявляемых водителем организации сотрудникам органов полиции, в п. 2.1.1 ПДД указано, что такой документ должен быть у водителя лишь в установленных законодательством случаях.
Отметим, что путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, используемый хозяйствующим субъектом в служебных целях, на один день или срок, не превышающий одного месяца (пункты 9, 10 Порядка). Как буквально следует из указанной нормы значение в данном случае имеет цель использования автомобиля. Из вопроса видно, что заместитель директора использует указанный автомобиль в служебных целях, соответственно, организация обязана оформить путевой лист на автомобиль независимо от того, управляет ли заместитель указанным автомобилем по доверенности, либо на ином основании (например, приказ о закреплении служебного автомобиля за указанным работником). Иными словами, доверенность в рассматриваемой ситуации не может отменить обязанность работодателя по оформлению путевого листа. Кроме того, в указанной норме предусмотрен максимальный срок, на который может быть оформлен путевой лист. В то же время, предусматривая максимальный срок, законодательство при этом не предусматривает норм административной ответственности за оформление указанного путевого листа на более длительный срок. Единственным последствием несоблюдения требований к оформлению путевого листа, возможно, являются налоговые последствия в части признания правомерности уменьшения налогооблагаемой прибыли организации (п. 1 ст. 252 НК РФ)*(1).
Отметки о медосмотре в путевом листе
Много споров относительно того, может ли отсутствие в путевом листе отметки о предрейсовом медосмотре послужить законным основанием для снятия расходов. Здесь сразу отметим, что нужно отталкиваться от того, в каких случаях законодательство обязывает проходить лиц, управляющих автомобилем, такие медосмотры.
Исходя из совокупности положений п. 1 ст. 20 и п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» следует, что требования о проведении обязательных медосмотров распространяются на водителей транспортных средств. В первую очередь это непосредственно сотрудники, принятые на работу на должности «водитель». Во вторую очередь это все те, чья работа связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле. Как показывает практика, суды приравнивают к водителям тех сотрудников, чья работа была связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле, например, торговых представителей (постановление Верховного суда от 19.12.2016 № 18-АД16-173). Полагаем, данный вывод можно распространить на курьеров и экспедиторов, которые доставляют товары на служебном транспорте.
Бывают еще и послерейсовые медосмотры, отметки о проведении которых тоже указаны в составе обязательных реквизитов путевого листа. Такие медосмотры нужно проводить только в том случае, если работа водителя связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Соответственно, в случае, если автомобиль используется для управленческих нужд или для перевозки грузов, не относящихся к опасным, послерейсовые медосмотры водителей проводить нет необходимости.
Отсутствие отметки о медосмотре (если она обязательна) при налоговой проверке может повлечь за собой снятие расходов на ГСМ и, как следствие, доначисление налога. Таких примеров в судебной практике немало.
Также расходы могут снять, если отметку о медосмотре проставляло лицо, которое не может в силу законодательства проводить медосмотры. Отметим, что медосмотры водителей вправе проводить только медработники или медучреждения, имеющие соответствующую лицензию.
Когда нужен электронный путевой лист
Электронный путевой лист — это документ, с помощью которого предприниматель контролирует работу водителя и транспортного средства. В листе описывают маршрут и техническое состояние машины, указывают информацию о проведённом медосмотре водителя и другие сведения. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга. Также с помощью электронных путевых листов компания подтверждает расходы, связанные с использованием транспортных средств:
- зарплату водителя;
- надбавки водителям за разъездной характер работы;
- затраты на топливо и запчасти;
- плату за парковку;
- компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.
Какие организации должны использовать новую форму
С 15 декабря 2024 года новая форма путевых листов станет обязательной для использования для следующих организаций:
1. Транспортные компании
Новая форма путевых листов будет применима для всех транспортных компаний, включая грузоперевозчиков, туристические агентства и такси-службы. Это поможет обеспечить точную информацию о перемещении грузов, пассажиров и транспортных средств.
2. Предприятия общественного питания
Все предприятия общественного питания, включая рестораны, кафе, бары и столовые, должны использовать новую форму путевых листов для учета перемещения продуктов и сырья.
3. Строительные компании
Строительные компании обязаны заполнять новую форму путевых листов для отслеживания передвижения строительного оборудования, материалов и рабочих на строительных площадках.
4. Логистические компании
Логистические компании, занимающиеся доставкой товаров и грузов, должны использовать новую форму путевых листов для учета маршрутов и доставок.
Внедрение новой формы путевых листов с 15 декабря 2024 года имеет ряд преимуществ:
- Цифровой формат — новая форма путевых листов будет представлена в электронном виде, что значительно облегчит и ускорит процесс заполнения и обработки данных.
- Автоматизация — данные, предоставляемые в новой форме путевых листов, могут быть автоматически интегрированы с различными системами учета и контроля.
- Удобство использования — новая форма путевых листов будет иметь удобный и интуитивно понятный интерфейс, что сделает процесс заполнения информации более простым и эффективным.
- Экологичность — переход на электронные путевые листы позволит сэкономить бумажные ресурсы и уменьшить негативное воздействие на окружающую среду.
- Безопасность данных — новая форма путевых листов будет обеспечена современными механизмами шифрования, что гарантирует защиту конфиденциальности и неприкосновенности информации.
Внедрение новой формы путевых листов с 15 декабря 2024 года позволит повысить эффективность и удобство работы с этим документом, а также сократить временные затраты на его заполнение и обработку.
Правила указания данных
При оформлении путевых листов в декабре 2024 года необходимо учитывать новые требования и обновления в правилах указания данных. Важно следовать этим правилам, чтобы избежать возможных ошибок и штрафов.
1. Дата и время
Дата и время указываются в формате ГГГГ-ММ-ДД ЧЧ:ММ. Необходимо указать точные значения, чтобы избежать неоднозначности и недопонимания.
2. Место отправления и прибытия
В путевом листе необходимо указать точное место отправления и прибытия. Для городов следует указывать название города, а для местности — населенный пункт или ориентир.
3. Данные водителя
Полные данные водителя должны быть указаны в путевом листе, включая фамилию, имя, отчество, дату рождения, серию и номер паспорта, место жительства и номер водительского удостоверения.
4. Данные автомобиля
Необходимо указать полные данные об автомобиле, включая марку, модель, год выпуска, государственный регистрационный номер и номер кузова.
5. Основание для использования автомобиля
Указывается конкретное основание для использования автомобиля: служебная поездка, командировка, личные цели.
6. Количество пройденных километров
Необходимо указать точное количество пройденных километров, округленное до двух знаков после запятой. Это важно для расчета стоимости топлива и определения пробега.
7. Цель поездки
Указывается цель поездки, например: выполнение служебного задания, доставка груза, посещение клиента или родственников.
8. Подпись и печать
Путевой лист должен быть подписан водителем и удостоверен печатью предприятия. Это подтверждает достоверность указанных в нем данных и основания использования автомобиля.
Соблюдение этих правил поможет избежать возможных ошибок и проблем при оформлении путевых листов в декабре 2024 года. Все данные должны быть указаны точно и аккуратно, чтобы обеспечить корректную и своевременную отчетность.
Как заполнить путевой лист
- Заполните информацию о водителе: Укажите фамилию, имя и отчество водителя, его паспортные данные, номер водительского удостоверения и категорию.
- Укажите данные о легковом автомобиле: Введите марку и модель автомобиля, его государственный регистрационный номер и год выпуска.
- Установите дату и время выезда: Определите точные дату и время начала поездки.
- Впишите адреса начальной и конечной точек: Укажите адрес отправления и прибытия, а также промежуточные точки, если они есть.
- Заполните информацию о причине и цели поездки: Опишите цель вашей поездки и причину ее осуществления.
- Установите расчетный показатель расхода топлива: Введите ожидаемый расход топлива на 100 километров.
- Учитывайте промежуточные заправки: Если вы планируете заправляться по пути, укажите точки заправки.
- Укажите пройденное расстояние: После каждого участка пути запишите пройденное расстояние в километрах и показания спидометра.
- Установите дату и время возвращения: Введите точные дату и время окончания поездки.
- Подпишите путевой лист: Поместите свою подпись и поставьте дату заполнения путевого листа.